Sebuah artikel opini terbaru yang mengkritik rangkaian email panjang dan mengadvokasi penggunaan pesan instan telah memicu perdebatan sengit di kalangan profesional teknologi. Kontroversi ini berpusat pada preferensi komunikasi di tempat kerja dan praktik yang membuat frustrasi yaitu meneruskan rantai email kompleks dengan konteks minimal.
Komunitas Sangat Membela Komunikasi Email
Komunitas teknologi secara luas menolak saran artikel asli untuk mengganti rangkaian email dengan pesan instan. Banyak profesional berargumen bahwa email memberikan keunggulan krusial yang tidak dapat ditandingi oleh IM. Email memungkinkan komunikasi asinkron tanpa tekanan untuk merespons segera, kemampuan pencarian yang lebih baik untuk keputusan historis, dan respons yang lebih thoughtful dan terstruktur dengan baik.
Seorang komentator menyoroti manfaat utama: Anda dapat melihat siapa lagi yang sudah terlibat dalam percakapan - melihat rekan tim yang terlibat dapat membantu menghindari situasi di mana seseorang mencoba menghindari salah satu kolega Anda yang sudah mengatakan kepada mereka bahwa mereka tidak bisa mendapatkan apa yang mereka minta.
Preferensi Media Komunikasi berdasarkan Kasus Penggunaan:
- Email: Tugas kompleks, kebutuhan dokumentasi, komunikasi asinkron
- Alat dokumentasi ( Confluence , Word ): Proses yang dapat diulang, keputusan penting
- Pesan Instan ( Teams , Slack ): Klarifikasi cepat, komunikasi informal
- Rapat: Pengambilan keputusan yang memerlukan diskusi dan potensi ketidaksepakatan
Masalah Sebenarnya: Etika Email yang Buruk
Alih-alih mengutuk rangkaian email secara keseluruhan, sebagian besar responden mengidentifikasi isu utama sebagai praktik komunikasi yang buruk. Pesan lihat di bawah yang membuat frustrasi tanpa konteks merepresentasikan komunikasi yang malas yang mengalihkan beban pemahaman kepada penerima. Para profesional menekankan bahwa ketika menambahkan seseorang ke rangkaian email yang sudah ada, pengirim harus memberikan ringkasan yang jelas tentang situasi dan menjelaskan mengapa orang baru tersebut disertakan.
Praktik Terbaik Thread Email Utama:
- Selalu berikan konteks saat menambahkan penerima baru
- Ringkas situasi dan jelaskan mengapa seseorang disertakan
- Tentukan tindakan atau respons apa yang diharapkan
- Hindari meneruskan email hanya dengan " lihat di bawah " atau teks minimal serupa
- Gunakan baris subjek yang jelas yang mencerminkan topik diskusi saat ini
IM Menciptakan Masalah yang Berbeda
Kritikus pendekatan pesan instan menunjukkan bahwa alat IM seperti Slack dan Teams menciptakan tantangan arkeologis mereka sendiri. Riwayat chat seringkali lebih sulit dicari dan diorganisir dibandingkan rangkaian email. Selain itu, pesan instan membawa ekspektasi respons segera yang dapat mengganggu pekerjaan yang membutuhkan fokus. Banyak profesional mencatat bahwa keputusan penting yang dibuat dalam chat seringkali perlu didokumentasikan dalam email untuk pencatatan yang tepat.
Dokumentasi dan Konteks Penting
Diskusi mengungkapkan bahwa profesional berpengalaman menghargai konteks dan dokumentasi yang disediakan rangkaian email. Beberapa komentator menyebutkan bagaimana rangkaian email lama telah menyelamatkan mereka di tempat kerja dengan memberikan konteks historis yang krusial untuk keputusan dan diskusi. Nilai arsip ini seringkali hilang dalam sifat cepat dari platform pesan instan.
Perdebatan ini pada akhirnya menyoroti pentingnya memilih alat komunikasi yang tepat untuk tujuan yang tepat, dengan etika yang proper menjadi lebih kritis daripada medium itu sendiri.
Referensi: Please Don't Send See Below