Ketika seorang pekerja kanal secara tidak sengaja mencabut sumbat berusia 200 tahun selama pemeliharaan rutin, menguras seluruh saluran air dalam hitungan jam, hal ini menyoroti masalah yang jauh melampaui dokumentasi yang hilang. Masalah sebenarnya bukan hanya tentang catatan yang hilang - tetapi tentang bagaimana organisasi secara sistematis melupakan pengetahuan yang diperoleh dengan susah payah yang membuat proyek-proyek kompleks dapat berjalan.
Keuntungan Pembangunan Berkelanjutan
Negara-negara yang mempertahankan pengembangan infrastruktur yang stabil menikmati biaya yang jauh lebih rendah dibandingkan dengan negara yang membangun dalam ledakan sporadis. Biaya elektrifikasi kereta api Germany hanya seperempat dari UK , sebagian besar karena tim Germany bekerja pada proyek elektrifikasi secara berkelanjutan sementara tim British menangani proyek besar sesekali dengan kru yang tidak berpengalaman. Pola ini berulang di seluruh infrastruktur besar di dunia.
Kota-kota Amerika menghadapi tantangan ini berulang kali dengan konstruksi kereta bawah tanah. Sebuah kota membangun satu jalur dengan tim yang tidak berpengalaman, yang menyebabkan biaya tinggi dan penundaan yang panjang. Biaya tersebut meyakinkan para politisi untuk menghindari proyek transit selama bertahun-tahun atau bahkan puluhan tahun. Ketika mereka akhirnya menyetujui jalur lain, semua keahlian telah menghilang, dan siklus dimulai lagi.
Perbandingan Biaya: Pembangunan Infrastruktur Berkelanjutan vs. Sporadis
- Elektrifikasi kereta api Germany : 1/4 dari biaya proyek UK
- Pendekatan Germany : Elektrifikasi jarak tempuh tahunan yang konsisten
- Pendekatan UK : Proyek besar sesekali dengan tim yang tidak berpengalaman
- Biaya subway Seoul : Berkurang melalui program konstruksi berkelanjutan
Kehilangan Memori Korporat Melalui PHK
Korporasi modern sering memperlakukan pengetahuan institusional sebagai sesuatu yang dapat dibuang selama langkah-langkah pemotongan biaya. Perusahaan secara rutin menghilangkan karyawan berpengalaman yang memahami sistem warisan, hubungan pelanggan, dan alasan di balik proses yang telah mapan. Penghematan langsung terlihat menarik dalam laporan kuartalan, tetapi biaya tersembunyi muncul kemudian ketika kesenjangan pengetahuan kritis menyebabkan masalah yang mahal.
Saya telah melihat ini berulang kali. Seseorang yang bekerja untuk perusahaan selama satu dekade, atau yang memiliki pengetahuan rumit tentang M&A sebelumnya, tumpukan teknologi, basis kode, pelanggan, dan/atau proses yang dibuang sebagai baris dalam spreadsheet.
Pendekatan arbitrase proses ini mengasumsikan bahwa prosedur yang terdokumentasi dengan baik dapat menggantikan keahlian manusia. Boeing baru-baru ini mengalami masalah yang menggambarkan bagaimana strategi ini dapat berbalik secara katastrofik ketika orang-orang yang memahami alasan di balik proses keselamatan digantikan oleh mereka yang hanya mengikuti aturan tertulis.
Contoh Historis Kehilangan Memori Institusional
- Skandal emisi Volkswagen : 1973 dan 2015 (pelanggaran serupa dengan jarak puluhan tahun)
- Bencana Space Shuttle NASA : Challenger (1986) dan Columbia (2003) dengan kegagalan manajemen yang serupa
- Arbitrase proses Boeing : Prosedur yang terdokumentasi dengan baik tanpa pemahaman alasan yang mendasarinya
Masalah Penurunan Keahlian
Pengetahuan tidak hanya menghilang ketika orang pergi - tetapi secara aktif menurun ketika tidak digunakan secara teratur. Penelitian tentang manufaktur pesawat terbang menunjukkan bahwa keahlian produksi memiliki waktu paruh hanya lebih dari satu tahun. Lockheed TriStar menjadi lebih mahal untuk dibangun dari waktu ke waktu karena volume produksi sangat rendah sehingga pekerja melupakan keterampilan lebih cepat daripada mereka dapat mempelajari yang baru.
Penurunan ini mempengaruhi segala hal mulai dari mengajukan pengembalian pajak hingga mengoperasikan peralatan industri yang kompleks. Keterampilan yang membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk dikembangkan dapat menghilang dengan mengejutkan cepat tanpa latihan rutin, meninggalkan organisasi rentan ketika mereka paling membutuhkan keahlian tersebut.
Timeline Penurunan Keahlian
- Waktu paruh keahlian manufaktur pesawat: ~1 tahun tanpa praktik
- Lockheed TriStar : Biaya meningkat secara riil dari 1975 hingga awal 1980-an
- Penurunan produksi 1977-1978: Hanya 14 pesawat total
- Hasil: Melupakan lebih cepat daripada belajar
Melampaui Dokumentasi: Orang Paling Penting
Sementara perusahaan sering fokus pada menciptakan sistem dokumentasi yang lebih baik, solusi sebenarnya terletak pada mempertahankan orang-orang berpengalaman dan menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan. Prosedur tertulis tidak dapat menangkap pemahaman halus yang berasal dari pengalaman langsung bertahun-tahun. Pengembang perangkat lunak mengetahui hal ini dengan baik - membaca dokumentasi sistem jarang memberikan pemahaman mendalam yang diperlukan untuk memodifikasi basis kode yang kompleks secara efektif.
Organisasi yang paling sukses menciptakan lingkungan di mana pekerja berpengalaman tinggal cukup lama untuk meneruskan pengetahuan informal kepada karyawan yang lebih baru. Pengetahuan suku ini, yang dibagikan melalui percakapan santai dan hubungan mentoring, sering terbukti lebih berharga daripada program pelatihan formal.
Tantangan bagi organisasi modern adalah menyeimbangkan efisiensi dengan ketahanan. Memotong staf berpengalaman mungkin meningkatkan keuangan jangka pendek, tetapi hal itu meninggalkan institusi rentan terhadap masalah yang hanya memori institusional yang dapat mencegahnya. Seiring kebutuhan infrastruktur tumbuh dan teknologi menjadi lebih kompleks, biaya melupakan mungkin menjadi terlalu tinggi untuk diabaikan.
Referensi: The value of institutional memory