Komunitas teknologi telah aktif mendiskusikan pendekatan praktis untuk mengelola tantangan organisasi dan teknis yang kompleks, dipicu oleh buku Abby Covert berjudul How to Make Sense of Any Mess. Percakapan ini mengungkap kesenjangan signifikan antara metode pemecahan masalah teoretis dan penerapannya di dunia nyata dalam perusahaan teknologi.
Dokumentasi Kritis dan Pemetaan Proses Masih Kurang Dimanfaatkan
Meskipun efektivitasnya telah terbukti, alat perencanaan penting seperti diagram jalur kritis dan diagram alur jarang digunakan dalam praktik. Seorang veteran FinTech dengan pengalaman hampir 20 tahun mencatat bahwa diagram-diagram ini sangat berguna untuk mengidentifikasi tugas mana yang harus terjadi secara berurutan versus yang dapat dijalankan secara paralel. Namun, mereka mengamati bahwa 90% dari waktu, alat-alat ini hanya digunakan ketika mereka sendiri yang membuatnya.
Masalah dokumentasi lebih dalam dari sekadar diagram yang hilang. Banyak proses bisnis kritis tetap tidak terdokumentasi sama sekali, membuat tim tidak mungkin mengidentifikasi dan memperbaiki masalah. Ketika proses akhirnya didokumentasikan, tim sering menemukan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang berbeda tentang langkah-langkah yang sama, yang mengarah pada perdebatan panjang tentang apa yang sebenarnya terjadi versus apa yang seharusnya terjadi.
Diagram jalur kritis: Alat visual yang menunjukkan urutan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, menyoroti tugas mana yang dapat dilakukan secara bersamaan dan mana yang harus menunggu yang lain selesai.
Alat Diagram Umum untuk Analisis Sistem:
- Diagram Blok: Menunjukkan komponen sistem dan hubungannya
- Diagram Alur: Mengilustrasikan langkah-langkah proses dan titik keputusan
- Gantt Chart : Visualisasi timeline untuk perencanaan proyek
- Diagram Kuadran: Mengkategorikan item berdasarkan dua variabel
- Venn Diagram : Menunjukkan hubungan yang saling tumpang tindih
- Swim Lane Diagram : Memetakan proses lintas peran/departemen yang berbeda
- Diagram Hierarki: Menampilkan struktur organisasi atau sistem
- Mind Map : Brainstorming dan pengorganisasian konsep
- Skematik: Representasi sistem teknis
- Journey Map : Pengalaman pengguna atau proses dari waktu ke waktu
Konflik Timeline Mendorong Sebagian Besar Argumen Proyek
Daripada tidak setuju tentang apa yang akan dibangun, sebagian besar konflik proyek berasal dari ekspektasi waktu. Tim sering menghadapi trade-off klasik antara kecepatan dan fitur, di mana beberapa pemangku kepentingan menginginkan hasil segera sementara yang lain lebih suka menunggu solusi yang lebih komprehensif. Ini menciptakan ketegangan fundamental yang memerlukan komunikasi yang jelas tentang timeline dan ruang lingkup yang realistis.
Tantangan menjadi lebih kompleks ketika berhadapan dengan sistem yang saling terhubung. Memperbaiki satu masalah sering mengungkap ketergantungan pada sistem lain yang rusak, menciptakan rangkaian pekerjaan tambahan yang tidak direncanakan awalnya. Sifat saling terhubung dari technical debt ini membuat sulit untuk memberikan estimasi yang akurat dan dapat mengubah perbaikan sederhana menjadi upaya besar.
Proses Pengambilan Keputusan Sering Bekerja Mundur
Pola yang mengkhawatirkan muncul dalam diskusi tentang bagaimana keputusan dibuat dalam organisasi. Daripada mengumpulkan data untuk menginformasikan keputusan, banyak pemimpin membuat pilihan terlebih dahulu dan kemudian mencari bukti pendukung. Pendekatan mundur ini merusak efektivitas metode pemecahan masalah sistematis apa pun, terlepas dari seberapa baik desainnya.
99% dari semua kepemimpinan adalah membuat keputusan dan kemudian meminta data untuk mendukung keputusan tersebut sayangnya.
Kebijakan kerja dari rumah COVID-19 memberikan contoh yang jelas dari pola ini, di mana perusahaan menggunakan data untuk mendukung posisi yang bertentangan tentang kerja kantor berdasarkan perubahan preferensi kepemimpinan daripada analisis yang konsisten.
Militer dan Penerbangan Menawarkan Kerangka Kerja yang Terbukti
Diskusi menyoroti bagaimana industri lain telah mengembangkan proses pengambilan keputusan yang kuat yang dapat menguntungkan tim teknologi. Proses perencanaan militer menekankan perencanaan formal, koordinasi logistik skala besar, dan penilaian risiko sistematis. Demikian pula, penerbangan menggunakan kerangka kerja pengambilan keputusan terstruktur yang memecah situasi kompleks menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola: mengenali situasi, menghasilkan opsi, memilih tindakan, bertindak berdasarkan rencana, dan mengevaluasi hasil.
Kerangka kerja ini bekerja karena mereka memaksa tim untuk memperlambat dan berpikir sistematis tentang masalah, daripada langsung melompat ke solusi. Mereka juga menciptakan kosakata dan proses bersama yang membantu tim berkoordinasi lebih efektif selama situasi tekanan tinggi.
Kerangka Pengambilan Keputusan Penerbangan (SOACE):
- Situation: Mengenali situasi saat ini dan mengidentifikasi bahaya
- Options: Menghasilkan semua solusi yang mungkin tanpa mempertimbangkan kelayakan
- Choose: Memilih tindakan dengan menilai risiko dan viabilitas
- Act: Melaksanakan rencana dalam batasan keselamatan dan waktu
- Evaluate: Menilai apakah tindakan yang dipilih berhasil dan mempersiapkan untuk kejadian di masa depan
Rasio Signal-to-Noise Menentukan Persepsi Kompleksitas
Wawasan menarik muncul tentang hubungan antara kualitas informasi dan persepsi kompleksitas. Ketika tim mencoba membuat keputusan berdasarkan volume besar data berkualitas rendah, semuanya terasa sangat kompleks dan terus berubah. Namun, meningkatkan rasio signal-to-noise membuat masalah terasa jauh lebih dapat dikelola dan dipahami.
Ini menunjukkan bahwa banyak masalah kompleks sebenarnya hanya lingkungan informasi yang bising yang diciptakan oleh pilihan desain sistem yang buruk. Arsitektur microservices, tooling yang berlebihan, dan solusi yang terlalu direkayasa sering menciptakan lebih banyak kompleksitas daripada yang mereka selesaikan, membuat masalah sederhana tampak sangat sulit.
Rasio signal-to-noise: Proporsi informasi berguna dibandingkan dengan informasi yang tidak relevan atau menyesatkan dalam set data atau komunikasi.
Diskusi komunitas mengungkapkan bahwa meskipun pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah ada dan dapat sangat efektif, adopsi mereka tetap terbatas oleh budaya organisasi, perilaku kepemimpinan, dan kecenderungan untuk menciptakan lingkungan informasi yang tidak perlu kompleks. Kesuksesan sering bergantung pada individu yang mengambil inisiatif untuk mendokumentasikan proses, membuat alat bantu visual, dan mendorong pengambilan keputusan berbasis bukti, terlepas dari apakah organisasi secara formal mendukung praktik-praktik ini.
Referensi: HOW TO MAKE SENSE OF ANY MESS